Geschatte leestijd: 4 minuten.
Ik volgde net een webinar van Stance van Heijst, van ZorgSubsidieKalender. Wanneer je een projectaanvraag indient bij een fonds of subsidieverstrekker zijn er diverse criteria waarop je aanvraag wordt beoordeeld. Uiteraard zijn deze criteria altijd goed te vinden; immers je moet ze kennen om een goede aanvraag te kunnen schrijven.
Maar, er zijn ook criteria die niet expliciet worden benoemd. Waar let een beoordelaar van je aanvraag nu indirect op? De “zeven tips van Stance”.
1- Wie is dit?
De beoordelaar wil duidelijkheid hebben wíe de aanvraag doet. Maak jezelf dus duidelijk bekend, laat weten wat je expertise is en of je al eerder succesvolle projecten hebt gerund. Geef inzicht in je reputatie en maak ook duidelijk waarom je een interessante partij bent voor het fonds. Geef referenties, zorg dat je website en socials op orde zijn. Bouw aan het vertrouwen!
2- In hoeverre helpt jouw project het fonds of de subsidiegever om hun maatschappelijke doel(en) in te vullen?
Oók het fonds of de subsidieverstrekker heeft een maatschappelijk doel, net als jij als aanvrager. Natuurlijk wil men zien en lezen op welke manier jij met jouw project het fonds helpt om die doelen te verwezenlijken. Leg die link dus uit in je aanvraag, laat zien hoe je project aan de lange termijn doelstelling bijdraagt, stel je op als gelijkwaardig (en dus niet onderdanig) partner. Benoem ook op welke manieren je deelnemers betrokken zijn bij je project: je werkt voor hén, niet voor jezelf en er is duidelijk behoefte aan bij je doelgroep.
Een samenleving waarin niemand er alleen voor staat, doe je mee?
Maatschappelijke doelstelling Oranjefonds
3- Op welke manier levert jouw project het fonds of de subsidiegever goede PR op?
Ook een fonds- of subsidieverstrekker moet gedurende het jaar of bij de jaarrapportage laten zien wat er is bereikt. Dat doet men middels een jaarverslag, op de website of in de eigen social kanalen. Daarvoor zoeken ook zij naar projecten die hen kunnen helpen om bijvoorbeeld met goede foto’s en filmpjes te laten zien wat is bereikt. Vraag je dus af op welke manier(en) jouw resultaten en cijfers de verstrekker kunnen laten stralen. Lever pro-actief materiaal aan en denk dus tijdens je uitvoer al aan het maken van goed beeldmateriaal.
4- Is je projectplan makkelijk verteerbaar?
Denk je even in in de positie van de beoordelaar. Die heeft een bureau of mailbox vol met projectaanvragen die allemaal nog moeten worden beoordeeld. Niets zo irritant dus als een projectaanvraag waar niet doorheen is te komen. Heb respect voor de tijd van de lezer van jouw aanvraag; formuleer helder en zo beknopt mogelijk. Maak eens gebruik van tabellen of grafieken in plaats van een lap tekst, voeg foto’s toe en gebruik citaten om je aanvraag lekkerder leesbaar te maken. Bij de meeste fondsen en subsidies volstaat een projectaanvraag van 5 tot 10 a4tjes; tenzij anders aangegeven. Zorg ook voor een goede samenvatting (1 a4 max) en laat je software een autoamatische inhoudsopgave maken.
5- In hoeverre kan het project mislukken?
Natuurlijk wordt jouw project een succes. Maar laat in je aanvraag wel zien welke risico’s er zijn in de uitvoer. Inhoudelijk of financieel. Lukt het je bijvoorbeeld om voldoende deelnemers te werven, en wat ga je doen als dat (nog) niet lukt? Welke andere risico’s zijn er, wat is de kans dat dat risico optreedt en wat is de impact daarvan? Welke beheersmaatregelen bereid je voor om om te gaan met die risico’s? Verstop deze risico’s niet voor de beoordelaar, maar benoem ze. Je hoeft er geen twintig op te sommen…dat straalt uit dat de kans groot is dat je project mislukt, maar benoem er wel drie of vier.
6- Wat is de prijs per deelnemer?
Een simpele rekensom: de totale kosten gedeeld door het aantal projectdeelnemers. En/of: de totale kosten gedeeld door het aantal direct of indirect bereikte personen. In hoeverre is deze ‘kostprijs’ te verantwoorden, marktconform? Is het geen enorm duur project voor het resultaat dat je beoogt? Vaak wordt extra gelet op de last van de totale personeelskosten in het project, als percentage van de totale projectkosten. Beoordelaars hebben daar interne criteria voor, opgebouwd vanuit vaak jarenlange ervaring met projecten. Is je project relatief kostbaar? Leg dan goed uit waarom dat zo is en waarom de beoordelaar je project tóch moet goedkeuren. Een voorbeeld van een dergelijke verantwoording kan zijn dat je met relatief dure onderzoekers werkt, experts op jouw vakgebied. Dat verhoogt de kosten, maar levert ook een goed wetenschappelijk inzicht in waar velen uit jouw branche van kunnen profiteren.
7- Wat vindt de leidinggevende van de beoordelaar van zijn of haar ‘akkoord’?
Heb je de beoordelaar álle info gegeven die relevant is voor jouw project? Is zijn of haar akkoord intern verdedigbaar? Hoe groot is de kans op mislukken van jouw project…een beoordelaar zal best wat risico’s mogen en kunnen nemen, maar teveel mislukte projecten die door hem of haar zijn geaccordeerd is natuurlijk intern geen goed signaal. Schrijf vooral enthousiast, laat zien wat de situatie ‘voor’ en ‘na’ je interventie (je project) is en benoem zo concreet mogelijk de verwachte resultaten.
Deel je ervaringen!
Heb jij projectaanvragen ingediend en ervaring met deze -of andere- wat meer indirecte criteria waarop een aanvraag wordt beoordeeld? Heb je aanvullingen op dit blog? Deel ze in een reactie!
Nieuwsgierig naar Zorgsubsidiekalender?
Het is de grootste fondsen- en subsidiedatabase voor zorg & welzijn.
